Učinkovit sastanci: 7 Pravila za produktivne sastanke

Zapravo, sastanci bi trebali pomoći u komunikaciji. Ali traje duže nego što je potrebno, zadržite važnije stvari. S ovim 7 savjeta, sastanci su konačno učinkoviti.

Zajedno brainstorms, razgovarati o važnim vijestima, donositi odluke - zapravo, sastanci su dobra ideja na temelju. Pod određenim uvjetima, nepotrebno su u dužini.
To ne samo da osigurava frustraciju, zaposlenici također otpada važno radno vrijeme u kojem su mogli obaviti svoje dužnosti.Sa sljedećih sedam pravila možete poboljšati kulturu sastanaka u vašem timu i konačno držite produktivne sastanke.

1. Postavite popis tema prije

Kao i kod mnogih stvari, sastanci su priprema A i O. Plan tema je posebno važan. Ako ne postoji betonski dnevni red, sastanak može brzo završiti u tračem za kavu, koji se govori o mnogo i raspravlja, ali stvarni to-DOS ne može biti označen.

Također, teme mogu više puta rasplamsati, ako ne postoji pisani plan plana. Zaposlenici američkog proizvođača softvera "Brivo" su smislili nešto posebno originalni protiv ovog problema: svaki sastanak sudionik dobiva stolni teniski bar. Čim već raspravlja o temi dolazi na jezik, sudionici koriste šišmiš kao znak zaustavljanja.
Stolne teniske trake koje možete koristiti kao znak zaustavljanja možete pronaći ovdje na Amazonu.
Ovdje u Amazonu možete naručiti bijelu ploču kada su konkretni tematski popisi opcija za vas.

2. Ne nudite bilo koju sobu za "druge teme"

Često završavaju tematske popise s točkom "drugim". Međutim, može se dogoditi da se zaposlenici jednostavno bave teme u ovom trenutku, koji su u srcu, iako nisu pogođeni svi sudionici sastanka - čisto gubljenje vremena.
Iz tog razloga, točka "druge" treba izbrisati bez zamjene. U svakom slučaju, obično se samo boji da sam zaboravio nešto važno.

3. Definirati trajanje prije

Sastanci bez fiksnog rasporeda su rizični. Jer tada često traju mnogo dulje nego što je potrebno. I zaposlenici troše skupo radno vrijeme.
Voditelj sastanka stoga treba već razmišljati o trajanju i vremenskim procesima. Koliko minuta treba razgovarati o određenim temama? Koliko dugo to vjerojatno treba pronaći rješenje za problem XY? To se može zaključiti koliko dugo sastanak može biti sveukupno.

4. Moderator i dnevnike

Da bi se sudionici poštivali raspored i dnevni red, moderator i protokol treba nazvati.
Moderator obraća pozornost tijekom sastanka da trajanje određene za pojedinačne teme nije prekoračeno. Olakšati mu da napravi veliki sat u sobama za sastanke, tako da sudionici imaju vremena u pogledu.
Dnevnik smatra sve u pisanom obliku, tako da se rezultati razvijeni na sastanku i novo tražena pitanja nisu izgubljeni. Osobito su praktični sastanak knjiga protokola koje možete naručiti ovdje u Amazonu.

5. Pozovite samo utjecale na kolege

Jeste li ikada pomislili na ideju: "Što radim ovdje? To je ono što radim bez mene! Imam važnije stvari."Onda je to znak da u zaposlenicima vašeg odjela ispunjavaju sastanke, koji ne bi morao nužno biti tamo.
Sjednite pravilo da stvarno uzimate samo kolege na sastancima koji su stvarno uključeni u odluku. Ako važni ljudi nedostaju, bolje je odgoditi cijeli sastanak nego dvaput staviti zajedno.

6. Držati sastanke koji stoje

Vrlo jednostavan trik, s kojim enormno štedi puno vremena: ne stavljajte sobu za sastanke, ali zaustavite sastanak na stolu. Nelagodu koja se događa u dugo vremena sprječava duge rasprave.
Hodanje sastanka također je zamisliva ako grupa nije toliko velika. Kretanje osigurava stvaranje ekstra dijela.

7. Potrebno je odrediti sastanak s vremena na vrijeme

Mnogi su sastanci zadržani samo zato što se uvijek odvijaju svaki tjedan. Vrijedno je ispitati značenje različitih datuma s vremena na vrijeme.
Procesi se mogu promijeniti tako da samo tri od sedam sudionika donose odluke? Možda je dovoljno da proširi informacije o kojima se raspravlja poštom? Neki se zadaci mogu također obraditi zajedno u oblaku dokumenta.
U početku se osjeća čudno, kako bi prekinuli nepisani "jednom tjedno / mjesečno" - zakon. Ali možda bi to bilo opcija za reći barem svaki drugi sastanak kada ne postoji ništa za raspravu? O dodatnom vremenu za druge zadatke, zaposlenici će biti sretni.

Također na Gofemininu: najzabavniji uredski inspektori: "Rad poziva, ali ne mogu sve čuti"
© iStock